文(wen)章來源(yuan)：辦公(gong)廳 發布(bu)時間：2014-02-21
（一）基本情況
我國華東地區某省Q家紡集團公司，員工超過15萬，其產能、產值均為國內相關行業前列。在近10年的快速發展中，該集團不僅在全國率先實現現代化數控流水線作業，還擁有近3萬個紡織品花形的數據化生產圖紙，能夠滿足國際、國內家紡市場的絕大多數生產需求。
由于Q集團前身為軍工企業，集團領導多年來將主要精力放在了產品的市場拓展和渠道維護方面，雖在產品研發領域也能屢創佳績，但對企業自身的知識產權管理關心甚少。直到幾年前的一次國際家紡展會，當一位外籍大客戶向Q集團總經理明確提出需要出具布料花形版權證明的要求時，才引起集團管理層對版權保護的重視，逐步開始推動企業內的版權保護工作，并樹立了“絕不侵權，也不被別人侵權”的創新發展思路。
之后，經過兩年多的推進企業使用正版軟件工作，Q集團采購了大量正版軟件，并安排IT部門專人對軟件進行實務管理。然而，因缺少系統的培訓和完善的制度，管理秩序不容樂觀，多次出現設計師離職帶走價格高昂設計軟件以及員工擅自安裝上網聊天工具，造成設計圖紙外流的情況。鑒于此，Q集團索性將在家紡市場得出的知識產權管理經驗，應用在軟件管理方面，委托國際知名咨詢機構，為集團制定全面的軟件資產管理規范。
（二）軟件資產管理工作流程
通過了解，Q集團旗下員工總數雖超過15萬，但多數是在數控流水線作業，涉及使用軟件的員工約有2000人，集中在集團總部和研發部門。由于Q集團的數控生產線依賴數字化家紡花形圖紙，所以在擁有辦公終端機1707臺的基礎上，還有351臺服務器，存儲各類花形設計圖紙。
在開展軟件資產管理工作前，Q集團已采購各類正版軟件多達8515套，但因員工眾多且計算機數量較多，員工隨意安裝、使用、處置軟件的情況普遍存在。同時，由于采購數量大且分散，已造成軟件分配隨意、軟件許可證保管混亂等問題。
1．前期準備
①考慮到員工眾多、各部門規模各異，Q集團首先組織召開了關于開展軟件資產管理工作的動員大會，告知各部門負責人，實施這項工作的重要意義。會上，集團任命首席信息官（CIO）孫某擔任軟件資產經理一職，負責此次軟件資產管理工作，并由其組建軟件資產管理工作組。②待查硬件設備為1707臺終端機和351臺服務器，每臺計算機的硬件明細均由IT部登記備案。鑒于計算機數量龐大，軟件資產經理孫某決定采用清查工具軟件結合財務對賬的方式執行清查。
③孫某從軟件資產管理組中派了4名職工執行清查，其中1名專門負責服務器，另3名負責在終端機上操作清查工具。
④考慮到集團屬勞動密集型企業，計算機使用者眾多，工具軟件在運行時會影響硬件速度，孫某決定將執行清查的時間安排在員工的休息日進行。
2．分配任務
操作員a、b、c、d進行了分工。其中a負責服務器端的全面掃描；b負責對未聯網的臺式機、筆記本逐一清查；c和d負責在局域網內的終端機運行清查工具，確保覆蓋到每一臺機器。在這個過程中，操作員對全部計算機進行了統一的軟件資產管理硬件設備序號編排。
3．運行工具
軟件資產管理團隊根據集團計算機部署的特性，選擇購買了SolveSAM軟件執行清查工作。SolveSAM軟件帶有域搜索功能。運行前，操作員已完成設置，確保了每臺終端機都能在域內被搜索到，并可以互相訪問。對于未聯網的機器，則采用SolveSAM的U盤掃描功能，最后把掃描結果導入主控端。
4．整合數據
在SolveSAM生成一份簡單的軟件安裝使用報告之后，4名操作員依據軟件資產經理孫某的要求，經過匯總、分析數據，形成了一份詳盡的《Q集團軟件部署情況清查統計表》。
5．賬實比對
孫某在集團辦公室、財務部的配合下查驗了發票、合同等票據，與先前獲得的硬件設備軟件清查結果進行了比對，并把軟件實際使用與庫存情況進行一一核實，分析了軟件出入庫、流轉等環節可能出現的問題。此外，孫某還專門要求軟件資產管理工作組人員對數據庫較多的設計部和IT部進行了詳查，再次將已裝軟件與庫存情況進行了詳盡核實。
核查結果顯示，集團內安裝的操作系統均為某廠商OEM版產品，未發現其他版本或同類軟件，且財務購置記錄清晰、機身COA標簽粘貼正確，說明該軟件的使用合規。某商務軟件通過開放式許可獲得，允許最多50臺終端機使用，實際掃描時發現73臺計算機內裝有該軟件，但庫存登記只部署了31 套，說明該軟件可能存在過量使用、一號多裝的現象。某平面設計軟件的登記采購量為300份，掃描發現有286臺裝有該軟件，與部署情況相吻合，但庫存剩余數量只有10份，說明有可能存在軟件資產流失現象。
6．制度化運行
通過清查工作，軟件資產經理孫某撰寫了本公司《軟件資產核查結果分析報告》，向領導層匯報了公司當前的軟件資產狀況。孫某著重指出，在軟件資產的實物管理方面，集團存在巨大漏洞，軟件過量使用、私用、流失現象嚴重。因此，在起草頒布《Q集團軟件資產管理規范》，將集團內軟件資產采購、領用、歸還、升級、保管、處置的一般性制度加以規定后，專門針對軟件保管隨意的實際，會同IT部門、人事部門起草和發布了《Q集團軟件資產維護與保管細則》。該細則明確了軟件領用、安裝、歸還等各環節的詳盡流程，以及相關管理人員的權限和職責。
經過一段時間的試行，Q集團軟件資產的保管、維護工作得以有條不紊地開展。自實施軟件資產管理工作以來，所有軟件授權許可的安裝、使用、借出、歸還事項都能夠被清晰、詳盡的記錄在孫某會同IT部門開發的軟件資產管理數據庫中。此時，孫某又開始著手協調有關部門將軟件資產管理逐步深化，針對勞動密集型企業的特點，不僅建立起了面向員工的知識產權培訓機制，還為員工專門制定一套使用軟件的規章制度，即《Q集團員工使用軟件資產管理辦法》，進一步明確了員工使用軟件的行為準則，建立起了涵蓋集團管理、軟件保管、員工使用等范圍的，相對全面的軟件資產管理體系。
（三）案例分析
Q集團實施軟件資產管理工作反映出以下幾個特點。
1．為何運用清查工具執行軟件清查
使用清查工具是一種便捷而相對全面的清查方法。針對勞動密集型企業的特點，即軟件使用人員相對廣泛、使用終端機較多、涉及軟件數量較多且機器涉密內容較少的特性，運用清查工具實施軟件清查是較手工統計和問卷調查更為可行的一種軟件清查方法。這種方法可以只動用少量的人力，在短時間內客觀地體現出企業計算機使用軟件的整體概貌，雖無法像手工統計一樣精確，但仍能反映企業軟件安裝、部署、使用的基本信息和情況。
2．建立軟件資產管理數據庫的意義
實施軟件資產管理的一項重要內容就是對軟件許可證保管情況的記錄。對于終端機較少，軟件數量不多的企業，軟件資產經理編制紙介質或普通電子表格形式的《軟件資產管理記錄表》加以記錄即可。但對于終端機和服務器眾多，特別是已采購軟件較多的企業而言，具備條件的，還是建議開發軟件資產管理數據庫。該數據庫可以保證所有軟件流轉記錄的準確性，并可以大大提升軟件資產購買、領用、安裝等環節記錄和統計工作的效率，是輔助軟件資產管理工作的最優工具。
3．規范員工使用軟件行為的作用
類似Q集團的勞動密集型企業在我國還有很多，規范員工使用軟件行為不僅可以降低軟件資產流失以及企業版權侵權的法律風險，還會極大地提高企業自身的信息安全。以Q集團頒布《員工使用軟件資產管理辦法》為例，首先，幫助員工進一步明確使用公司軟件資產的
流程和(he)方法，提高(gao)軟(ruan)件(jian)(jian)資產(chan)(chan)管理工作(zuo)的(de)整體效(xiao)率。其(qi)次，通過問責和(he)處罰，明顯減少了員(yuan)工過量使(shi)用和(he)擅自(zi)處置(zhi)軟(ruan)件(jian)(jian)資產(chan)(chan)的(de)概率，降(jiang)低(di)軟(ruan)件(jian)(jian)資產(chan)(chan)流失的(de)可能(neng)。最(zui)后，約束了員(yuan)工私自(zi)安(an)裝(zhuang)、使(shi)用盜版(ban)軟(ruan)件(jian)(jian)的(de)行為(wei)習慣(guan)，提升企業的(de)信息安(an)全。因此，對于使(shi)用軟(ruan)件(jian)(jian)員(yuan)工較多(duo)的(de)企業而言，規范員(yuan)工使(shi)用軟(ruan)件(jian)(jian)行為(wei)是迫切和(he)必(bi)需的(de)。
